Itu adalah ‘Senin khas’ hari ini …. tetapi beberapa hal yang terjadi sepanjang hari yang sibuk membuat saya sadar, sekali lagi, tentang betapa pentingnya komunikasi yang baik untuk ‘situasi sulit’ itu dalam organisasi virtual.
Saya telah bekerja hampir selama 6 tahun dan tentu saja menghadapi situasi ‘lengket’ yang mungkin saya hindari seandainya mereka berada di lingkungan kantor yang khas.
Karena kami sangat bergantung pada korespondensi email – sangat penting bagi kami untuk mengingat beberapa poin penting dalam situasi yang menantang ini dan bagaimana kami menangani komunikasi di sekitar mereka. Komunikasi yang baik dengan kolega, klien, prospek kami – semua orang berjalan jauh dan itu akan menjaga atau merusak reputasi Anda. Bahkan, itu bisa membuat atau menghancurkan hubungan Anda jika Anda tidak hati-hati.
Mereka yang mengenal saya dengan baik tahu bahwa saya agak ‘sensitif’ dalam hal komunikasi. Saya benar-benar (sungguh-sungguh!) Mencoba untuk mengatakan email saya sedemikian rupa sehingga mereka tidak terlihat menghina, tidak sabar, kasar, atau seperti saya menyalahkan atau menjual seseorang. Jika saya menerima email yang menyiratkan semua ini – saya agak sedikit jengkel – sama seperti saya yakin banyak orang lain akan, tergantung pada konten.
Jadi, inilah beberapa tips untuk dipertimbangkan sebelum menekan tombol kirim dalam situasi yang tidak menyenangkan. Ingat, tidak ada cara untuk mengambil kata-kata itu setelah Anda mengirimnya …
- Jika Anda menerima email yang mengecewakan Anda – tutuplah dan kembali lagi nanti . Jika Anda melepaskan respons sebelum Anda menyelesaikan emosi Anda, Anda dapat memasukkan hal-hal yang Anda benar-benar tidak ingin (atau perlu) katakan dan benar-benar membahayakan hubungan Anda. Luangkan waktu beberapa menit dan kunjungi lagi surelnya kemudian balas.
- Sebelum Anda menekan tombol kirim itu – baca email Anda untuk terakhir kalinya . Jika Anda menerima email ini – apakah ini akan membuat Anda kesal? Luangkan waktu untuk membaca kembali dan pastikan itu mengatakan apa yang ingin Anda katakan tanpa menyebabkan konflik.
- Pilih kata-kata Anda dengan bijak . Pastikan kata-kata yang Anda gunakan tidak akan membuat orang lain merasa Anda menyerangnya dengan cara apa pun. Sekali lagi, tanyakan pada diri Anda apakah kata-kata yang digunakan akan membuat Anda marah jika Anda berada di pihak penerima.
- Putuskan apakah itu benar-benar layak ditanggapi . Terkadang tidak layak menanggapi email. Jika itu adalah sesuatu yang harus ‘dijatuhkan’, maka biarkan apa adanya. Anda mungkin merasa perlu memasukkan kata terakhir tetapi apakah itu benar-benar layak? Mungkin tidak.
- Pikirkan opsi lain – apakah lebih baik mengangkat telepon dan berbicara dengan orang itu daripada mengirim email? Melakukan langkah ekstra dan mengklarifikasi situasi suara-ke-suara dapat menyelamatkan suatu hubungan. Luangkan beberapa menit untuk memikirkan poin yang ingin Anda bahas. Jangan bertindak defensif …. membicarakannya dan Anda mungkin akan merasa jauh lebih baik segera setelah
Ini adalah tips yang kita semua tahu tetapi cenderung lupa dalam situasi sulit. Pikirkan tentang hal itu lain kali Anda menerima email yang menjengkelkan … mungkin menghemat beberapa uban!
